Оборудование для переговорной комнаты: как подготовить зал к гибридным встречам
В переговорной висит большой экран и стоит дорогая камера, а удалённые коллеги всё равно переспрашивают каждую фразу. Причина почти всегда в звуке: людей в конце стола просто не слышно. Поэтому оснащение переговорной начинают со сценариев встреч и с микрофонов, а экран и камеру выбирают потом.
Задачи и особенности помещения
В техническом задании указывают размеры комнаты, число участников, форму стола и расстояние до экрана. Записывают, как часто проходят видеозвонки, в каких программах и подключают ли гости свои ноутбуки. Если комнату делят раздвижной перегородкой, система должна работать в обоих режимах.
Стоит осмотреть отделку. Стеклянные стены, голый пол и бетонный потолок дают эхо, а шум кондиционера попадает в микрофоны. Никакая техника не исправит гулкую комнату полностью, и ковёр с акустическими панелями иногда дают больше, чем дорогой микрофон.
Звук для тех, кто в комнате и на связи
Микрофон должен быть близко к каждому говорящему. Вариантов три:
спикерфон в центре стола для комнат на четыре-шесть человек;
несколько настольных микрофонов для длинного стола;
потолочный микрофонный массив, если стол должен оставаться свободным.
Одна камера со встроенным микрофоном на дальней стене годится только для маленькой комнаты. Проверка простая: человека должно быть слышно, когда он повернулся к соседу, а не только когда говорит в сторону экрана.
Вторая задача — эхоподавление. Голос удалённого собеседника из колонок не должен возвращаться к нему через микрофоны. Для этого микрофоны, процессор и колонки подбирают как единую систему. Качество звонка оценивают с удалённой стороны, изнутри комнаты проблем не слышно.
Экран и камера
Размер экрана выбирают по расстоянию до дальнего места и по тому, что на нём показывают. Если на звонках одновременно нужны лица собеседников и таблица с мелким текстом, два экрана удобнее одного большого.
Камеру ставят на уровне глаз рядом с экраном, чтобы участники смотрели на собеседников и в объектив одновременно. В длинной комнате проверяют, различимы ли лица на дальних местах. Автокадрирование и наведение на говорящего полезны, но их тестируют на реальной рассадке. Окно за спинами участников превращает их в силуэты, поэтому шторы тоже входят в проект.
Как запускается встреча
Есть два основных подхода. В первом сотрудник приносит ноутбук, подключает один кабель и получает камеру, микрофоны и экран комнаты. Во втором в комнате стоит отдельный компьютер или терминал видеосвязи, и звонок запускают с настольной панели. Компании, которые часто принимают гостей, делают оба варианта.
На панели управления оставляют только нужное: начать встречу, показать экран, громкость, выключить микрофон, завершить. Кабели подписывают, инструкцию умещают на один лист. ИТ-отделу при этом нужен удалённый доступ к настройкам и сведениям о неисправностях.
Сеть и обслуживание
С ИТ-службой заранее согласуют подключение к сети, правила для гостевых устройств и разрешённые программы. Беспроводной показ экрана проверяют на тех ноутбуках и телефонах, которыми сотрудники реально пользуются.
Стоит сразу решить, кто обновляет программы, ведёт учётную запись комнаты и принимает жалобы. Если переговорных несколько, их делают одинаковыми: те же кнопки, те же названия, тот же порядок действий.
Смета и приёмка
В смете должны быть не только камера и экран, но и микрофоны, процессор, коммутация, крепления, кабели, настройка и обучение. Предложения сравнивают для одной и той же вместимости и одних и тех же сценариев.
На приёмке проведите настоящий звонок с коллегой, который находится вне офиса. Пусть по очереди выскажутся люди с каждого края стола. Покажите презентацию, выключите и включите микрофон, перезапустите систему. Спросите удалённого коллегу, что он слышит и видит.
«Дип Саунд» проектирует и оснащает переговорные комнаты и конференц-залы под ключ. Пришлите размеры комнаты и расскажите, как проходят ваши встречи, и мы предложим состав оборудования.
